Voditelj poslovne administracije i operativne podrške (m/ž)

Opis posla

        Tražimo iskusnu, samostalnu i organiziranu osobu koja će koordinirati interne operativne, administrativne i financijsko-administrativne procese te pružati pouzdanu podršku direktorici.

Vaša će uloga biti osigurati urednost poslovne dokumentacije, pravodobno izvršavanje administrativnih obveza i učinkovitu razmjenu informacija između direktorice, zaposlenika, računovodstva i vanjskih suradnika.

Tražimo osobu koja zna organizirati rad, odrediti prioritete, pratiti dogovorene aktivnosti i predložiti poboljšanja. Operativne odluke donosit ćete unutar dogovorenog područja odgovornosti i dodijeljenih ovlasti, u neposrednoj suradnji s direktoricom.

Organizacija poslovanja i podrška direktorici:
- organizacija i koordinacija svakodnevnih internih operativnih i administrativnih aktivnosti
- organizacija sastanaka, poslovnih putovanja, konferencija i drugih poslovnih aktivnosti
- praćenje rokova, otvorenih obveza i izvršenja dogovorenih aktivnosti
- koordinacija internih administrativnih obveza zaposlenika te prikupljanje podataka u suradnji s voditeljima projekata
- priprema sažetih pregleda, izvještaja i podloga za odlučivanje direktorice

Poslovna dokumentacija i komunikacija:
- upravljanje poslovnom dokumentacijom, korespondencijom i internim evidencijama
- komunikacija s klijentima, poslovnim partnerima, dobavljačima i vanjskim suradnicima u okviru područja odgovornosti
- priprema ponuda i administrativna obrada ugovora prema dogovorenim uvjetima i predlošcima
- administrativna priprema i obrada natječajne dokumentacije i dokumentacije javne nabave u suradnji s nadležnim konzultantima
- organizacijska i administrativna podrška provedbi projekata

Financijska administracija i evidencije zaposlenika:
- Izdavanje izlaznih računa prema ugovorenim uvjetima te administrativna obrada ulaznih računa
- praćenje dospijeća i naplate potraživanja te komunikacija s klijentima o otvorenim obvezama
- priprema prijedloga plaćanja i pregleda očekivanih priljeva i odljeva za direktoricu
- koordinacija s računovodstvom i pravodobna dostava potrebne dokumentacije
- vođenje evidencija i dokumentacije zaposlenika te administrativna podrška zapošljavanju i drugim kadrovskim procesima

Uredski procesi i digitalni alati:
- organizacija nabave uredske opreme i materijala te koordinacija održavanja i drugih uredskih potreba
- korištenje digitalnih i AI alata za pripremu dokumenata, obradu informacija i organizaciju rada, uz provjeru točnosti rezultata i poštovanje pravila povjerljivosti
- predlaganje i provedba dogovorenih poboljšanja administrativnih i operativnih procesa

Lokacija: Zagreb, sjedište poduzeća AVELANT d.o.o.

Rad se obavlja primarno iz ureda.

Uvjeti:
- najmanje završen sveučilišni prijediplomski ili stručni prijediplomski studij
- najmanje pet godina relevantnog radnog iskustva u poslovnoj administraciji, operativnoj koordinaciji, poslovnoj podršci upravi ili na usporedivim poslovima
- iskustvo samostalnog organiziranja i praćenja složenijih administrativnih i operativnih procesa
- praktično iskustvo u financijskoj administraciji, osobito radu s računima i praćenju naplate
- vrlo dobro korištenje Microsoft 365 alata, osobito Outlooka, Worda, Excela i Teamsa te poznavanje Power Pointa
- praktično korištenje ai alata za pripremu i obradu dokumenata, strukturiranje informacija i istraživanje
- razumijevanje poslovnih, administrativnih i osnovnih financijskih procesa
- sposobnost određivanja prioriteta, praćenja više zadataka i rokova te pravodobnog prepoznavanja poteškoća
- preciznost, pouzdanost i odgovornost u radu
- razvijene poslovne i komunikacijske vještine
- diskrecija u postupanju s poslovnim i osobnim informacijama
- spremnost na učenje i prilagodbu novim procesima i tehnologijama
- aktivno znanje engleskog jezika u govoru i pismu

Prednost će imati kandidati koji imaju
- iskustvo rada u konzultantskom, projektnom, financijskom, pravnom ili drugom profesionalnom uslužnom poduzeću
- iskustvo neposredne poslovne podrške upravi ili vlasniku poduzeća
- iskustvo administrativne podrške EU projektima, natječajima ili postupcima javne nabave
- iskustvo pripreme financijskih pregleda i praćenja novčanih tokova
- napredno korištenje Excela i alata za organizaciju zadataka
- iskustvo digitalizacije poslovnih procesa i automatizacije rutinskih zadataka

Benefiti:
- samostalnu i odgovornu poziciju uz neposrednu suradnju s direktoricom
- mogućnost utjecaja na organizaciju rada i unaprjeđenje poslovnih procesa
- suradnju sa stručnjacima za fondove eu-a, projektni menadžment i javnu nabavu
- poslovno okruženje u kojem surađujemo s hrvatskim i međunarodnim poduzećima i institucijama
- kontinuirano stručno usavršavanje i razvoj digitalnih i AI kompetencija

Radno vrijeme: od ponedjeljka do petka, od 09:00 do 17:00 sati.

Vrsta zaposlenja: radni odnos na neodređeno vrijeme, uz probni rad.

Pošaljite nam životopis i kratko predstavljanje relevantnog iskustva. Posebno nas zanima primjer procesa koji ste samostalno organizirali ili poboljšali te kako ste pratili njegovo izvršenje.
    

Kako se prijaviti

Pošaljite vaš životopis do 25.10.2026. koristeći kontakt opisan u oglasu ili koristite eksterni link.