Tajnik / tajnica - osobni asistent (m/ž)

Opis posla

        Tražimo profesionalnu, diskretnu i visokokvalificiranu osobu za vođenje središnjeg ureda HGZ-a te pružanje izravne administrativne i organizacijske podrške Ravnateljstvu, Nadzornom odboru, Predsjednici i drugim tijelima upravljanja. Ako posjeduješ izvrsne organizacijske sposobnosti i želiš biti središnja točka operativne podrške i protokola, pridruži se našem timu u samom centru Zagreba!

Mjesto rada: Zagreb 
Početak rada: u lipnju 2026. godine 
Tip ugovora: Puno radno vrijeme, ugovor o radu na neodređeno (uz probni rok od 6 mjeseci)

Odgovornosti:

Uredsko poslovanje i administracija:
- vodi središnji ured HGZ-a, upravlja urudžbenim zapisnikom te osigurava pravovremen i uredan protok službene pošte, poziva i elektroničke korespondencije.
- upravlja nabavom uredskog materijala, sitnog inventara i potrepština za potrebe ureda i uprave.
- vodi i ažurira digitalnu i fizičku arhivu službene dokumentacije te održava baze podataka institucije.

Izravna podrška tijelima upravljanja:
- obavlja poslove osobnog asistenta Uprave te izvršava radne zadatke delegirane od strane predsjednice i poslovnog direktora.
- organizira sastanke tijela upravljanja (Ravnateljstvo, Nadzorni odbor i dr.), vodi zapisnike te izrađuje službene dopise, rješenja i odluke.
- koordinira i organizira poslovna putovanja, smještaj i prateću logistiku te izrađuje putne naloge i internu dokumentaciju u suradnji s Voditeljicom poslovanja.
- sastavlja službenu korespondenciju na hrvatskom i engleskom jeziku uz najvišu razinu pismenosti.

Protokol i podrška programskim aktivnostima:
- djeluje kao prva točka kontakta za vanjske partnere, institucije i građanstvo te pruža relevantne informacije o radu Zavoda.
- provodi protokolarni doček gostiju, umjetnika i partnera uz strogo poštivanje najviših standarda poslovnog bontona.
- surađuje s ostalim odjelima (produkcija, financije, ugostiteljstvo) na provedbi raznih zajedničkih administrativnih i operativnih zadataka.

Uvjeti:
- stručna sprema: VŠS/VSS.
- radno iskustvo: Najmanje 5 godina relevantnog radnog iskustva na poslovima tajnika/ce uprave, osobnog asistenta ili voditelja ureda.
- jezici: Izvrsno vladanje engleskim jezikom u govoru i pismu (obvezno iskustvo u službenoj poslovnoj korespondenciji).
- digitalni alati: Napredno korištenje MS Office paketa (posebno Word, Excel i PowerPoint).

Vještine:
- visoka razina poslovne komunikacije, maksimalna diskrecija i besprijekorno poznavanje poslovnog bontona.
- iznimne organizacijske sposobnosti, proaktivnost i vještina brzog upravljanja prioritetima u dinamičnom okruženju.
- izrazita pedantnost u vođenju službene dokumentacije i pripremi poslovnih zapisnika.
- ljubaznost, pouzdanost, točnost i reprezentativnost u svakodnevnom radu s ljudima i strankama.

Benefiti:
- ugovor o radu na neodređeno uz stabilna i redovita primanja.
- konkurentnu plaću u rangu vodećih gradskih kulturnih ustanova, razmjerno tvom iskustvu i kvalifikacijama.
- mogućnost profesionalnog razvoja i rada u prestižnoj instituciji s međunarodnim značajem.
- rad u inspirativnom i kreativnom okruženju novoobnovljene, povijesne koncertne dvorane u samom centru Zagreba.
- priliku da svojim radom izravno doprineseš novoj eri poslovanja najstarije glazbene institucije u Hrvatskoj.

Rok i dokumentacija za prijavu:

Zainteresirani kandidati trebaju poslati sljedeće dokumente u PDF formatu:
- životopis s detaljnim pregledom dosadašnjeg profesionalnog iskustva i dokazima ispunjavanja zahtjeva Natječaja;
- motivacijsko pismo (do jedne stranice) s osvrtom na iskustvo u podršci upravi;
- dokaz o odgovarajućem stupnju stručne spreme (preslika diplome);
- uvjerenje da se protiv kandidata ne vodi kazneni postupak (iz sustava e-Građani ili od nadležnog suda), ne starije od 15 dana.

Prijave se šalju putem linka za prijavu najkasnije do 5. lipnja 2026. godine.

Samo kandidati koji uđu u uži izbor bit će kontaktirani. HGZ pridržava pravo ne odabrati nijednog kandidata.

Napomena za kandidate: U sklopu povijesne transformacije i ponovnog otvaranja nakon cjelovite obnove, Hrvatski glazbeni zavod trenutačno provodi veliki investicijski ciklus zapošljavanja koji obuhvaća čak 17 radnih mjesta. Tražimo pojačanja u sektorima upravljanja i administracije, financija, scenske i građevinske tehnike te ugostiteljstva. Sve detalje o otvorenim pozicijama, opisima poslova i uvjetima natječaja potražiti na našoj službenoj stranici: https://www.hgz.hr/category/karijere/
    

Kako se prijaviti

Pošaljite vaš životopis do 5.6.2026. koristeći kontakt opisan u oglasu ili koristite eksterni link.